Hoạt động xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật là một trong những hoạt động có điều kiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, tiêu diệt hoặc loại trừ sinh vật gây hại có khả năng lây lan thông qua hàng hóa, sản phẩm thực vật và các vật thể thuộc diện kiểm dịch.
Theo quy định pháp luật Việt Nam, tổ chức thực hiện hoạt động xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật phải được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận hành nghề xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật trước khi thực hiện hoạt động.
Từ năm 2026, các điều kiện, thành phần hồ sơ và trình tự cấp Giấy chứng nhận đã có một số thay đổi đáng chú ý theo Luật số 146/2025/QH15 và Nghị định số 33/2026/NĐ-CP. Bài viết dưới đây tổng hợp những nội dung doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện thủ tục này.
1. Hành nghề xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật là gì?
Theo Điều 36 Luật Bảo vệ và kiểm dịch thực vật, việc xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật phải do tổ chức có Giấy chứng nhận hành nghề xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật thực hiện.
Các hoạt động hành nghề xử lý bao gồm:
xông hơi khử trùng;
xử lý nhiệt;
xử lý bằng hơi nước nóng;
chiếu xạ;
các hoạt động kỹ thuật khác.
Như vậy, đây không phải là giấy phép cấp cho từng lô hàng mà là giấy chứng nhận về điều kiện và năng lực của tổ chức thực hiện hoạt động xử lý.
Tổ chức chỉ được thực hiện hoạt động xử lý sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận và chỉ được thực hiện trong phạm vi, biện pháp và quy mô phù hợp với nội dung được cơ quan có thẩm quyền công nhận.
2. Tổ chức phải đáp ứng những điều kiện nào?
Theo Điều 37 Luật Bảo vệ và kiểm dịch thực vật hiện hành và Điều 5 Nghị định số 66/2016/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 33/2026/NĐ-CP, tổ chức đề nghị cấp Giấy chứng nhận phải đáp ứng các nhóm điều kiện về cơ sở vật chất – kỹ thuật và nhân lực.
2.1. Điều kiện đối với người trực tiếp quản lý, điều hành
Người trực tiếp quản lý, điều hành tổ chức hành nghề phải có:
trình độ từ đại học trở lên;
chuyên môn phù hợp với biện pháp xử lý đăng ký;
chuyên môn đáp ứng yêu cầu quy định tại quy chuẩn kỹ thuật quốc gia hoặc tiêu chuẩn quốc gia về xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật.
Đây là điều kiện quan trọng bởi hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận phải kèm theo bằng tốt nghiệp của người trực tiếp quản lý, điều hành.
2.2. Điều kiện đối với người trực tiếp thực hiện xử lý
Người trực tiếp thực hiện việc xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật phải:
được tập huấn;
được cơ quan chuyên ngành bảo vệ và kiểm dịch thực vật ở trung ương kiểm tra trình độ chuyên môn và tay nghề.
Đáng lưu ý, từ ngày 01/01/2026, pháp luật đã bỏ yêu cầu cấp Thẻ hành nghề và yêu cầu bảo đảm sức khỏe đối với người trực tiếp thực hiện xử lý. Đồng thời, yêu cầu về sức khỏe của người trực tiếp quản lý, điều hành cũng được bãi bỏ.
Do đó, khi chuẩn bị hồ sơ theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không nên tiếp tục áp dụng máy móc các danh mục hồ sơ cũ yêu cầu Thẻ hành nghề hoặc Giấy khám sức khỏe.
2.3. Điều kiện về địa điểm, nhà xưởng và kho chứa
Tổ chức phải có:
địa điểm xử lý vật thể;
nhà xưởng;
kho chứa;
phương tiện phục vụ hoạt động xử lý;
phù hợp với quy mô, biện pháp và loại hình xử lý theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia áp dụng.
Như vậy, cơ quan quản lý không chỉ xem xét việc doanh nghiệp có địa điểm kinh doanh hay không, mà còn đánh giá mức độ phù hợp của chính địa điểm đó với biện pháp xử lý mà doanh nghiệp đề nghị đăng ký.
2.4. Điều kiện về trang thiết bị
Tổ chức phải có đầy đủ trang thiết bị tương ứng với từng biện pháp xử lý.
Danh mục thiết bị được xác định theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 66/2016/NĐ-CP và các quy định sửa đổi, bổ sung.
Trang thiết bị cần phù hợp với:
phương pháp xử lý;
loại hình xử lý;
quy mô hoạt động;
quy trình kỹ thuật;
yêu cầu đo lường và kiểm soát các thông số trong quá trình xử lý.
Do đó, việc chỉ đầu tư máy móc nhưng không bảo đảm khả năng kiểm soát, giám sát hoặc ghi nhận các thông số kỹ thuật có thể chưa đủ để đáp ứng yêu cầu thẩm định.
3. Quy trình kỹ thuật là một trong những nội dung trọng tâm
Ngoài cơ sở vật chất và máy móc, tổ chức phải xây dựng quy trình kỹ thuật cụ thể đối với từng biện pháp xử lý đăng ký.
Bản thuyết minh theo Mẫu số 13 yêu cầu doanh nghiệp trình bày các nội dung về:
quy trình kỹ thuật;
phương tiện;
danh mục trang thiết bị;
nhân lực;
biện pháp xử lý;
loại hình xử lý;
quy mô đăng ký.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ đăng ký chung chung là “xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật”, mà phải xác định rõ phương pháp, loại hình và quy mô hoạt động thực tế.
Trong quá trình thẩm định, cơ quan chuyên ngành còn tiến hành kiểm tra thực tế và kiểm tra khả năng thực hành xử lý của tổ chức. Do đó, quy trình thể hiện trong hồ sơ phải có khả năng triển khai trên thực tế.
4. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận
Theo quy định hiện hành, tổ chức chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, gồm:
Thứ nhất, Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận
Đơn được lập theo Mẫu số 12 Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 33/2026/NĐ-CP.
Thứ hai, Bản thuyết minh về điều kiện hành nghề
Bản thuyết minh về:
quy trình kỹ thuật;
phương tiện;
danh mục trang thiết bị xử lý;
nhân lực;
từng biện pháp xử lý;
loại hình xử lý;
quy mô đăng ký,
theo Mẫu số 13 Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 33/2026/NĐ-CP.
Thứ ba, bằng tốt nghiệp của người trực tiếp quản lý, điều hành
Doanh nghiệp nộp:
Bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu Bằng tốt nghiệp trình độ từ đại học trở lên của người trực tiếp quản lý, điều hành.
Đây là toàn bộ thành phần hồ sơ cấp mới đang được công bố theo thủ tục hành chính mã số 1.002417.
So với quy định trước đây, hồ sơ hiện hành đã được tinh giản đáng kể, đặc biệt không còn yêu cầu một số giấy tờ về sức khỏe, Thẻ hành nghề hoặc giấy tờ chứng minh điều kiện phòng cháy chữa cháy, môi trường trong thành phần hồ sơ cấp Giấy chứng nhận.
Tuy nhiên, việc một tài liệu không còn là thành phần của hồ sơ cấp phép không có nghĩa doanh nghiệp được miễn tuân thủ các nghĩa vụ độc lập theo pháp luật về môi trường, phòng cháy chữa cháy, hóa chất, an toàn lao động hoặc pháp luật chuyên ngành khác nếu hoạt động thực tế thuộc phạm vi điều chỉnh.
5. Nộp hồ sơ ở đâu?
Cơ quan giải quyết thủ tục là:
Cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật – Bộ Nông nghiệp và Môi trường.
Đây là thủ tục hành chính cấp Bộ, có mã số:
1.002417 – Cấp, cấp lại Giấy chứng nhận hành nghề xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật.
Tổ chức có thể nộp hồ sơ theo một trong các hình thức:
nộp trực tiếp;
nộp qua môi trường mạng;
gửi qua dịch vụ bưu chính.
6. Trình tự thực hiện thủ tục
Theo Nghị định số 33/2026/NĐ-CP, thủ tục được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Tổ chức nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan chuyên ngành bảo vệ và kiểm dịch thực vật ở trung ương được giao giải quyết thủ tục.
Trường hợp nộp trực tiếp, cơ quan tiếp nhận trả lời ngay về tính đầy đủ của hồ sơ.
Trường hợp nộp qua môi trường mạng hoặc qua dịch vụ bưu chính, cơ quan có thẩm quyền thông báo về tính đầy đủ của hồ sơ trong 01 ngày làm việc.
Bước 2: Thẩm định hồ sơ
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan chuyên ngành tiến hành thẩm định và thông báo kết quả thẩm định cho tổ chức đăng ký.
Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp phải sửa đổi, bổ sung theo hướng dẫn.
Bước 3: Kiểm tra thực tế điều kiện hành nghề
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả thẩm định hồ sơ hợp lệ, cơ quan chuyên ngành tổ chức kiểm tra thực tế điều kiện hành nghề của tổ chức.
Việc kiểm tra không chỉ dừng ở việc đối chiếu hồ sơ mà còn nhằm xác định:
tình trạng cơ sở vật chất;
nhà xưởng;
kho chứa;
máy móc, thiết bị;
nhân lực;
quy trình kỹ thuật;
khả năng thực hiện biện pháp xử lý đã đăng ký.
Cơ quan chuyên ngành đồng thời xem xét khả năng thực hành xử lý vật thể trên thực tế trước khi quyết định cấp Giấy chứng nhận.
Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận
Trường hợp tổ chức đáp ứng đầy đủ điều kiện, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận hành nghề xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật theo Mẫu số 14 Phụ lục III Nghị định số 33/2026/NĐ-CP.
Trường hợp từ chối cấp, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
7. Thời hạn giải quyết
Thời hạn giải quyết thủ tục cấp mới là:
15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Thời hạn này về cơ bản bao gồm:
05 ngày làm việc để thẩm định hồ sơ; và
10 ngày làm việc để kiểm tra thực tế và xem xét cấp Giấy chứng nhận.
Doanh nghiệp cần lưu ý thời hạn giải quyết được tính khi hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ. Thời gian doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ không nên mặc nhiên tính vào thời hạn xử lý của cơ quan nhà nước.
8. Phí thẩm định
Theo thủ tục hành chính hiện hành, phí thẩm định cấp Giấy chứng nhận là:
12.000.000 đồng/lần.
Doanh nghiệp cần phân biệt khoản phí hành chính này với các chi phí thực tế để:
đầu tư nhà xưởng;
mua thiết bị;
hiệu chỉnh, hiệu chuẩn máy móc;
đào tạo nhân sự;
xây dựng quy trình;
và hoàn thiện các điều kiện chuyên ngành khác.
9. Giấy chứng nhận có hiệu lực bao lâu?
Theo Điều 40 Luật Bảo vệ và kiểm dịch thực vật, Giấy chứng nhận hành nghề xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật có thời hạn:
05 năm.
Trường hợp có nhu cầu tiếp tục hoạt động, tổ chức phải nộp hồ sơ đề nghị cấp lại trước 03 tháng tính đến ngày Giấy chứng nhận hết hạn.
Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống theo dõi thời hạn giấy phép để tránh trường hợp Giấy chứng nhận hết hiệu lực nhưng vẫn tiếp tục thực hiện dịch vụ xử lý.
10. Nghĩa vụ của tổ chức sau khi được cấp Giấy chứng nhận
Việc được cấp Giấy chứng nhận không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp chỉ phải đáp ứng điều kiện tại thời điểm thẩm định.
Theo Điều 42 Luật Bảo vệ và kiểm dịch thực vật, tổ chức hành nghề có nghĩa vụ:
chỉ hành nghề sau khi được cấp Giấy chứng nhận;
duy trì liên tục các điều kiện hành nghề trong quá trình hoạt động;
chỉ thực hiện dịch vụ đúng phạm vi được ghi trong Giấy chứng nhận;
thực hiện xử lý theo chỉ định và chịu sự giám sát của cơ quan chuyên ngành trong các trường hợp pháp luật quy định;
bảo đảm việc xử lý không làm ảnh hưởng đến chất lượng vật thể và sức khỏe cộng đồng;
chịu trách nhiệm về kết quả xử lý;
tuân thủ các nghĩa vụ pháp luật có liên quan;
định kỳ hằng năm báo cáo tình hình hoạt động với cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận.
Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý bởi điều kiện hành nghề phải được duy trì trong toàn bộ thời gian Giấy chứng nhận có hiệu lực, không chỉ tại thời điểm được cấp.
11. Rủi ro khi hành nghề khi chưa có Giấy chứng nhận
Từ ngày 05/8/2026, Nghị định số 214/2026/NĐ-CP quy định chế tài mới đối với các vi phạm trong hoạt động xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật.
Theo Điều 34 Nghị định này, hành vi:
“Hành nghề xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật khi không có Giấy chứng nhận hành nghề xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật”
bị phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân.
Mức phạt tiền quy định tại chương tương ứng của Nghị định là mức áp dụng đối với cá nhân; tổ chức có cùng hành vi vi phạm bị phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Vì vậy, đối với tổ chức, mức phạt cho hành vi hành nghề không có Giấy chứng nhận có thể từ 14.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Ngoài hành vi hoạt động không phép, pháp luật còn xử phạt các trường hợp như:
người trực tiếp quản lý, điều hành không có chuyên môn phù hợp;
xử lý không theo quy trình kỹ thuật đã đăng ký;
thiếu phương tiện, trang thiết bị;
xử lý không đúng quy trình;
sử dụng thuốc xông hơi khử trùng không phù hợp quy chuẩn.
Do đó, việc tuân thủ không dừng lại ở việc “có giấy phép”, mà còn bao gồm việc duy trì đúng các điều kiện và quy trình đã đăng ký trong suốt quá trình hoạt động.
12. Kết luận
Giấy chứng nhận hành nghề xử lý vật thể thuộc diện kiểm dịch thực vật là điều kiện pháp lý bắt buộc đối với tổ chức trực tiếp thực hiện hoạt động xử lý kiểm dịch thực vật theo quy định.
Để thủ tục được thực hiện thuận lợi, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung vào việc hoàn thiện hồ sơ giấy tờ mà cần chuẩn bị đầy đủ điều kiện thực tế của cơ sở và khả năng vận hành quy trình xử lý, bởi đây là nội dung được cơ quan chuyên ngành trực tiếp kiểm tra trước khi quyết định cấp Giấy chứng nhận.
Tư vấn luật Gọi: 0912.35.65.75
lienheluathongbang@gmail.com
