Thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu 2025 do thay đổi địa giới hành chính chi tiết, cụ thể ra sao?
Theo Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (được bổ sung tại Nghị định 56/2023/NĐ-CP) quy định thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu theo một trong các hình thức sau:
– Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
– Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ và thực hiện theo các quy định sau:
– Trường hợp hồ sơ hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả và giao trực tiếp cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ;
– Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm thông báo ngay và hướng dẫn để cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước hoàn thiện hồ sơ;
– Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định, cơ quan đăng ký mẫu con dấu phải có văn bản trả lời cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định về việc từ chối giải quyết hồ sơ;
– Trường hợp nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử, cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải thông báo kết quả xử lý hồ sơ đối với các trường hợp nêu trên qua địa chỉ thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân đã nộp hồ sơ trước đó.
Bước 3: Trả kết quả
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký lại mẫu con dấu; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
*Quy trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử theo quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP.
Bắt buộc doanh nghiệp đổi mẫu con dấu sau sáp nhập từ 01/7/2025 có đúng không?
Theo Công văn 4379/C06-P2 năm 2025 về đăng ký mẫu con dấu của doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc có nêu rõ:
Việc đăng ký lại mẫu con dấu của các doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp (hoạt động theo các Luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán) đã được đăng ký mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đây (do thay đổi địa giới hành chính cấp tỉnh, cấp xã, các văn bản pháp lý về hoạt động của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện còn giá trị sử dụng).
– Hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và người được cử liên hệ nộp hồ sơ.
– Mẫu con dấu Thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn 2822/BCA-C06 năm 2025 của Bộ Công an hướng dẫn mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức.
Theo đó, danh sách các ngành bắt buộc đổi mẫu con dấu sau sáp nhập, cụ thể như sau:
Các doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động theo các Luật:
(1) Công chứng,
(2) Luật sư,
(3) Giám định tư pháp,
(4) Kinh doanh bảo hiểm,
(5) Chứng khoán.
Như vậy, doanh nghiệp thuộc trường hợp nêu trên đã được đăng ký mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu trước đây bắt buộc phải đăng ký lại con dấu còn giá trị sử dụng do thay đổi địa chỉ sau sáp nhập từ 01/7/2025.
Hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu bao gồm những gì?
Hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu được quy định tại Điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP như sau:
– Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu: Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do.
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên, hồ sơ gồm:
+ Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do;
+ Quyết định thay đổi về tổ chức, đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước của cơ quan có thẩm quyền.
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, hồ sơ gồm:
+ Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu, trong đó nêu rõ lý do và có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền;
+ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được cấp trước đó.
Lưu ý:
– Người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ phải có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, xuất trình thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
– Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật.
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khi nộp hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu phải xuất trình con dấu đã được đăng ký trước đó để cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu kiểm tra, đăng ký theo quy định.
– Tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng, khi nộp hồ sơ phải nộp con dấu đã mang vào cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để kiểm tra, đăng ký theo quy định.
Quý Khách hàng nếu cần tư vấn, giải đáp chi tiết hơn cũng như cách thức tiếp cận dịch vụ này, vui lòng liên hệ trực tiếp với Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Luật sư Nguyễn Đức Trọng qua hotline: 0912.35.65.75, gọi điện đến Tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí: 1900 6575 hoặc gửi yêu cầu dịch vụ qua email: lienheluathongbang@gmail.com.
Chúc Quý Khách hàng cùng gia đình mạnh khỏe, an lạc và thành công!
Trân trọng!