Tư vấn luật miễn phí: 1900.6575 lienheluathongbang@gmail.com

Luật sư phụ trách

Luật sư Nguyễn Đức Trọng
Luật sư tư vấn

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoặc có thể hiểu Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định. Trước khi sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần thông báo phát hành hoặc đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Chính thức triển khai hoá đơn điện tử giai đoạn 1 tại 6 tỉnh, thành

Cơ sở pháp lý

  • Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
  • Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
  • Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP;
  • Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín. Tất cả các đơn vị này đều phải được cấp giấy phép hoạt động và chịu sự quản lý của Tổng Cục Thuế nên doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm hoá đơn điện tử tại website của các cục thuế.

Đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử sẽ tạo toàn bộ hồ sơ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp bao gồm:

  • Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử
  • Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi
  • Thông báo phát hành hóa đơn
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử 

Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn

Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
  • Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
  • Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 2, Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
  • Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
  • Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015) được kết xuất từ phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK).

Bước 3: Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Sau 2 ngày kể từ ngày nộp thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Doanh nghiệp truy cập vào đường link trên, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu tại “Tham số tra cứu”.

  • Nếu doanh nghiệp thấy kết quả hóa đơn đã có đầy đủ thông tin: Thông báo phát hành hoá đơn thành công, doanh nghiệp được phép sử dụng hoá đơn
  • Nếu chưa có kết quả: Thông báo không thành công. Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để biết lý do và tiến hành thực hiện lại thủ tục phát hành hoá đơn.

Thủ tục phát hành hoá đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

Bước 1: Xác định Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hay không

Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế
  • Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
  • Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Bước 2: Đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01, Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Bước 3: Nhận thông báo của Cơ quan thuế

  • Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02, Nghị định 119/2018/NĐ-CP cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
  • Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

  • Ngày bắt đầu sử dụng hoá đơn điện tử sẽ sau 02 ngày kể từ ngày thông báo phát hành hoá đơn.
  • Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử tại mỗi chi cục thuế có sự khác nhau. Có chi cục chỉ cần nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử nhưng cũng có một số Chi cục thuế yêu cầu Doanh nghiệp phải nộp bổ sung hồ sơ giấy tại bộ phận ấn chỉ sau khi đã nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử. Doanh nghiệp cần liên hệ cơ quan thuế quản lý trước khi thực hiện thủ tục phát hành hoá đơn điện tử.
  • Hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan và lưu lại dưới định dạng word để nộp đính kèm thông báo phát hành hoá đơn qua mạng.
  • Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

Dịch vụ phát hành hóa đơn điện tử của Luật Hồng Bàng bao gồm

  • Tư vấn các điều kiện, thủ tục phát hành hoá đơn điện tử cho khách hàng;
  • Liên hệ nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử cho khách hàng;
  • Đại diện khách hàng thực hiện thủ tục phát hành hoá đơn điện tử tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền